Як написати діловий лист англійською мовою: дізнавайся про всі нюанси!

Діловий лист зазвичай складається з таких основних елементів, які повинні бути розташовані в певній послідовності:

• Name and Address of Recipient (ім’я отримувача і адреса). Цей елемент містить ім’я, посаду та адресу отримувача, і є важливою частиною кожного ділового листа. Зазвичай він розташовується зліва на початку листа, після адреси відправника.Приклад:

Mr. John Smith
Marketing Director
ABC Corporation
123 Business Road
City, State,
ZIP

• Date (дата). Дата розташовується під адресою отримувача і вирівнюється по лівому краю. Вона є важливою, оскільки дає зрозуміти, коли саме був написаний лист. Приклад:

May 9, 2025

• Reference (ссилка). У цьому розділі можна вказати номер листа або будь-яку іншу інформацію для полегшення подальших посилань на лист. Цей елемент не завжди є обов’язковим, але він може бути корисним для організації ділової кореспонденції. Приклад:

Reference: Job Application for Marketing Manager Position

• Salutation (привітання). Привітання зазвичай починається з «Dear [Title] [Last Name],» або «Dear Sir/Madam,» якщо ім’я отримувача невідоме. Для офіційного листа використовують двокрапку в кінці привітання. Приклад:

Dear Mr. Smith:

• Body (головна частина). Основна частина листа містить всю необхідну інформацію: мету листа, деталі та висновки. Лист повинен бути чітким, стислим і професійним. У головній частині важливо структурувати інформацію в абзаци для зручності читання. Приклад:

I am writing to apply for the position of Marketing Manager at ABC Corporation, as advertised on your website. I believe my extensive experience in marketing and management would make me a valuable addition to your team. I have attached my resume for your review and would be happy to provide additional information if needed.

• Closing (підсумок). Заключна частина має бути формальною і виражати вдячність за увагу або вказувати подальші дії. Наприклад, можна використовувати фрази типу «Sincerely» або «Best regards».

• Signature (підпис). Підпис вказує на особу, яка надіслала листа. Якщо лист надруковано, то залишають місце для власноручного підпису. Після підпису вказується ім’я та посада відправника. Приклад:

[Handwritten signature]
John Smith Marketing Manager

• Typist initials (ініціали відправника). Ініціали типіста використовуються для позначення особи, яка набирала текст листа, і зазвичай розміщуються внизу листа. Це корисно в організаціях, де листи готуються за допомогою секретаря чи іншого працівника. Приклад: JS

• Enclosures (додатки). Якщо до листа додаються додаткові документи, це слід зазначити внизу листа, щоб отримувач міг перевірити наявність всіх вкладених матеріалів. Після слова «Enclosures» вказується список додатків. Приклад:

Enclosures:
1. Resume
2. Portfolio

1. Посилання на попередню кореспонденцію (Referring to Previous Correspondence)

• "I am writing in reference to our previous conversation regarding..."
• "Я пишу щодо нашої попередньої розмови стосовно..."

• "Further to our earlier correspondence, I would like to..."
• "У продовження нашої попередньої кореспонденції хочу..."

• "As discussed in our last email, I am following up on..."
• "Як обговорювалось у нашому останньому листі, я звертаюся з питанням..."

• "Thank you for your response to my earlier letter..."
• "Дякую за вашу відповідь на мій попередній лист..."

2. Вказівка того, як ви дізналися про отримувача (Introducing the Source of Information)

• "I was referred to you by [Name], who suggested I contact you regarding..."
• "Мені порадили звернутися до вас [ім'я], який запропонував звернутися з питанням..."

• "I came across your contact information on [website/company directory] and wanted to reach out..."
• "Я знайшов вашу контактну інформацію на [вебсайт/каталог компанії] і хотів би зв'язатися..."

• "I was introduced to you through [source], and I am reaching out about..."
• "Мене з вами познайомили через [джерело], і я звертаюся з питанням..."

• "I learned about your company from [source], and I would like to discuss...
• "Я дізнався про вашу компанію через [джерело], і хотів би обговорити..."

3. Повідомлення причини написання листа (Stating the Purpose of the Letter)

• "I am writing to inform you about..."
• "Я пишу, щоб повідомити вас про..."

• "I am contacting you to request..."
• "Звертаюся до вас з проханням..."

• "The purpose of this letter is to..."
• "Метою цього листа є..."

• "I would like to bring to your attention..."
• "Хочу привернути вашу увагу до..."

4. Вказівка на термін (Indicating a Deadline or Timeframe)

• "I would appreciate it if you could respond by [date]."
• "Буду вдячний, якщо ви зможете відповісти до [дата]."

• "Kindly let me know your decision by [date]."
• "Прошу повідомити ваше рішення до [дата]."

• "I would be grateful if you could confirm by [date]."
• "Буду вдячний за підтвердження до [дата]."

5. Висловлення подяки за попередню співпрацю (Expressing Gratitude for Previous Cooperation)

• "Thank you for your continued support and cooperation."
• "Дякую за вашу постійну підтримку та співпрацю."

• "I appreciate your prompt response to my previous inquiry."
• "Я вдячний за швидку відповідь на моє попереднє запитання."

• "Thank you for your attention to this matter."
• "Дякую за вашу увагу до цього питання."

Комерційний лист. Sales Letter.
Типові комерційні (рекламні) листи починаються з сильної заяви, щоби привернути увагу читача, оскільки мета полягає в тому, щоби спонукати його до дії. Такі листи включають в себе заклики, докладний опис користі для читача, послідовність вжиття заходів, а також номера телефонів або посилання на сайті.

Лист-доручення (лист-замовлення). Order Letter.
Листи-замовлення відправляються споживачами виробнику, продавцю або оптовику для замовлення товарів чи послуг. Лист має містити інформацію про номер моделі, назву продукту, бажаній кількості і очікуваній вартості. Інформація про оплату також іноді включається у лист.

Лист-скарга (рекламація). Complaint Letter.
Рекламація - це претензія на низьку якість товару з вимогою відшкодування збитків. Слова і тон, які ти вирішиш використати у листі-скарзі, можуть бути вирішальним фактором при його розгляді. Будь прямим, але тактовним і завжди використовуй професійний тон, якщо хочеш, щоби керівництво тебе почуло.

Лист по врегулюванню суперечок. Adjustment Letter.
Такий лист зазвичай направляється у відповідь на претензію або скаргу. Якщо ситуація в своєму розпорядженні на користь клієнта, то почни лист з цієї новини. Якщо ні, притримуйся фактологічного тону, зберігаючи ввічливість. Повідом клієнту, що ти розумієш його скаргу.

Лист-запит. Inquiry Letter.
Листи з запитом задають питання з ціллю отримання інформації від отримувача. При складанні такого виду листа перерахуй тільки найнеобхідніше тобі. Обов’язково вкажи свою контактну інформацію, щоби читачу було легко відповісти.

Лист-нагадування. Follow-Up Letter.
Зазвичай це рекламний лист, надісланий слідом за іншим(у випадку не поступлення замовлення, наприклад). Це може бути відділ продажу, який дякує клієнту за оформлення замовлення, бізнесмен, який проводить огляд результатів зустрічі, або людина у пошуку роботи, яка задає питання про статус своєї заяви. Найчастіше такі листи являють собою комбінацію з подячної замітки і комерційного листа.

Рекомендаційний лист. Letter of Recommendation.
Потенційні роботодавці часто запитують у кандидатів такі листи, перед тим як наймають їх. Цей тип листа зазвичай являє собою відгук попереднього роботодавця (чи співробітника) про здобувача з професійної точки зору.

Лист-підтвердження. Acknowledgment Letter.
Листи-підтвердження діють як звичайні квитанції. Компанії посилають їх, щоби повідомити отримувачу, що вони отримали попереднє повідомлення з інформацією, документами або іншими матеріалами, раніше досягнутими домовленостями, намірами і т.д. Лист-підтвердження є знаком глибокої уваги і поваги до отримувача, однак сама дія може бути вжита або не вжита.

Супроводжувальний лист. Cover Letter.
Такі листи зазвичай супроводжують пакет документів, звіт або інший товар. Вони використовуються для опису того, що включено у посилку, для чого і що (при необхідності) має робити отримувач. Супроводжувальні листи, як правило, доволі короткі і лаконічні.

Заява про звільнення. Letter of Resignation.
Коли працівник планує залишити свою роботу, лист про відставку зазвичай спрямовується його безпосередньому менеджеру, повідомляючи про останній день роботи. Найчастіше співробітник також детально пояснює причину, по якій йде з компанії.

1. Використовуйте офіційну мову
Діловий лист має бути написаний офіційною, коректною мовою. Уникай сленгу, жаргону, надмірно емоційних висловлювань та зайвих розмовних фраз.

2. Звернення до отримувача
Починай лист із формального привітання. Якщо не знаєш ім'я отримувача, використовуй його з титулом (пан, пані, доктор, професор тощо). Якщо ім’я невідоме, використовуй загальні привітання типу «To whom it may concern».
Приклад:
Dear Sir/Madam - Шановний пане (пані).
Dear Mr. Smith Шановний містере Сміт.
Dear Ms. - Шановна пані.
Dear Nick Johnson - Шановний Нік Джонсон.
Dear Customer - Шановний покупець.
Gentlemen - Панове.

3. Короткість і чіткість
Діловий лист має бути стислим і чітким. Використовуй короткі абзаци та прості речення, щоб інформація була легко сприйнята. Не розтягуй текст без потреби, зберігай ясність у викладі думок.

4. Тон листа
Лист має бути ввічливим, але водночас достатньо прямим і точним. Важливо підтримувати професіоналізм, не перегинати з формальностями і не бути надто неприязним.

7. Уникати орфографічних та граматичних помилок
Перед відправленням перевір лист на наявність помилок. Орфографічні та граматичні помилки можуть створити непрофесійне враження.

8. Чітке формулювання мети листа
На самому початку листа вкажи, з якою метою ти його надсилаєш. Це дозволить отримувачу швидко зрозуміти суть твого повідомлення.

9. Використовуйте відповідний формат
Дотримуйся стандартного формату для ділових листів, який містить усі необхідні елементи (від адреси до підпису). Це важливо для підтримки професійного вигляду.
Приклади завершення листа:
Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Щиро Ваш);
Regards (3 повагою);
Best Всього найкращого);
Best regards (3 повагою);
Kind regards (3 найкращими побажаннями);
Yours truly (Щиро Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (З повагою);
Respectfully yours (3 найглибшою пошаною);
Thank you (Дякую Вам);
Thank you for your consideration (Дякую Вам за увагу)

10. Перевірка на відсутність двозначностей
Переконайся, що текст листа не має двозначностей або непорозумінь. Лист має бути зрозумілим і конкретним для отримувача.

1. Request for Information (Запит на інформацію)
Subject: Request for Information about Product X
Dear [Recipient's Name],
I hope this message finds you well. I am writing to inquire about your Product X, as we are considering adding it to our portfolio. Could you please provide further details on its specifications, pricing, and availability?
Additionally, we would appreciate if you could share any promotional materials or product brochures.
Thank you for your time and assistance. I look forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Contact Information]

2. Meeting Request (Запит на зустріч)
Subject: Request for Meeting to Discuss Potential Collaboration
Dear [Recipient's Name],
I hope this email finds you well. I am reaching out to explore the possibility of a collaboration between our companies. I believe that a partnership could be mutually beneficial, and I would like to discuss this in more detail.
Would it be possible to arrange a meeting at your convenience? I am available on [mention dates and times] and would be happy to adjust to your schedule.
Looking forward to your reply.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Contact Information]

3. Follow-up Email (Лист-нагадування)
Subject: Follow-Up on Previous Meeting
Dear [Recipient's Name],
I hope you're doing well. I wanted to follow up on our meeting from [date of the meeting]. During our discussion, we talked about [mention key points discussed], and I wanted to check if you had any further questions or feedback.
If there is anything you need from my side to move forward, please do not hesitate to reach out.
Thank you again for your time, and I look forward to hearing from you soon.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Contact Information]

4. Complaint Letter (Лист-скарга)
Subject: Formal Complaint Regarding Order #12345
Dear [Recipient's Name],
I am writing to formally lodge a complaint regarding my recent order (#12345), which I placed on [date]. Unfortunately, I received the wrong product, and the condition of the item was not up to the expected standards.
I would appreciate it if you could arrange for the return of the incorrect item and send me the correct product as soon as possible. Additionally, I would like to know what steps will be taken to prevent this issue from happening in the future.
Please let me know how we can resolve this matter.
Thank you for your prompt attention to this issue.
Sincerely,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Your Contact Information]

Ти тепер в курсі справи! Ці знання допоможуть тобі влаштуватися на роботу у будь-яку компанію. Break a leg! ✨

Запрошуємо на захоплюючі курси англійської мови в АнтиШколі! Покращуй навички в написанні ділових листів англійською. Вивчай англійську легко та спілкуйся з усім світом. АнтиШкола - твій крок до ідеальної англійської!

Радимо тобі пройти 📚 тест " Чи зможете ви написати адекватний діловий лист англійською? 💼"